Informativa Whistleblowing

Introduzione

STERNE INTERNATIONAL SPA, in relazione ai dati trattati ai fini della ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, fornisce la presente informativa in tema di protezione dei dati personali.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è STERNE INTERNATIONAL SPA, P.I. 01913370548, in persona del rappresentante legale pro tempore, con sede legale a Milano, via Morimondo 22 – 20143 (MI), contattabile all’indirizzo mail niaz@lorenaantoniazzi.it;

Tipologie di dati personali trattati

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

A. Dati personali c.d. “comuni” del soggetto segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata:

• Obbligatori: nome, cognome, rapporti con IL Titolare del trattamento;
• Facoltativi: inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo e-mail o Pec.

B. Dati personali del soggetto segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante altri canali:

• le segnalazioni possono essere inoltrate anche mediante utilizzo di apposita linea telefonica o incontro diretto con il Gestore esterno. In questo caso, i dati personali trattati saranno quelli volontariamente comunicati dalla persona segnalante.

C. Dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione:

• i dati che la persona segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. Si specifica che in questo caso Ferrovie dello STERNE INTERNATIONAL SPA non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari (ad esempio condanne penali, reati, etc.).

I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza e allarme perimetrale e volumetrico. Anche la documentazione in possesso del Responsabile del Trattamento, in quanto Gestore esterno delle segnalazioni, è debitamente custodita in locali protetti da portoni blindati e dotati di allarme perimetrale.

La trasmissione dei dati forniti dalla persona segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con protocollo HTTPS. Sono inoltre applicate tecniche di cifratura e tutti i dati sono completamente criptati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse.

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento è finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti. Ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera f) del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito anche “Regolamento”), tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, oltre che per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare. I dati di contatto eventualmente forniti dalla persona segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con la stessa e per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.

I soggetti destinatari dei dati e i Responsabili del Trattamento

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti sono resi accessibili solo a coloro che sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti con funzioni tecniche (ad esempio, il gestore esterno delle segnalazioni e il provider della piattaforma IT), che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023. 

Si informano gli interessati che, nel caso di specie, i Responsabili del trattamento sono la società MY GO SRL del Gruppo Zucchetti, in quanto fornitore della piattaforma My Whistleblowing, e lo Studio Bizzarri STP SaS di Luca Bizzarri e C., in qualità di Gestore esterno delle segnalazioni e iscritto all’Ordine dei Commercialisti ed esperti contabili di Perugia. I Responsabili trattano i dati personali per conto del Titolare secondo le disposizioni di quest’ultimo, in conformità alle finalità perseguite dalla normativa di cui al D.lgs n. 24/2023, nel rispetto del Regolamento interno e della presente informativa. Tuttavia, l’elenco aggiornato dei soggetti destinatari dei dati può essere richiesto a Sterne International al seguente indirizzo mail niaz@lorenaantoniazzi.it .

Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, etc.).

Diffusione dei dati

I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.

Conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Nel caso pervengano segnalazioni vietate (ad esempio contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico), le stesse sono conservate per un periodo non superiore a 8 mesi dall’archiviazione della stessa.

Diritti degli interessati

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere a STERNE INTERNATIONAL SPA:

• l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa;
• la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti;
• la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione;
• la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi di STERNE INTERNATIONAL SPA rispetto ai suoi;
• l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria;
• la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali. Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che gli anzidetti diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante. In particolare, l’esercizio di tali diritti:

• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che disciplinano il settore (D.lgs. 24/2023);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;
• in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti rivolgendosi direttamente al Titolare del trattamento, contattabile all’indirizzo mail niaz@lorenaantoniazzi.it.

Per leggere e scaricare il Regolamento Interno Whistleblowing, cliccare qui

Per scaricare l'Informativa sulla Privacy Whistleblowing, cliccare qui